360ºfeedback tool

Proces

Het verloop van een
360ºfeedbacksessie

Met 'feedbacksessie' bedoelen we het proces waarbij een testpersoon feedback ontvangt van meerdere feedbackgevers, waarna de resultaten in een rapport worden gepresenteerd. Op deze pagina lees je in het kort hoe zo'n sessie verloopt, welke keuzes je maakt en welke rollen er zijn.

We onderscheiden 3 rollen:



Coördinator

Iemand in jouw organisatie die het proces beheert: die toegang heeft tot de beheeromgeving, daarin feedbacksessies start en de spelregels vastlegt.



Testpersoon

De persoon waar het om draait tijdens de feedbacksessie; de feedbackontvanger.



Feedbackgevers

Diegenen die feedback geven, eventueel onderverdeeld in deelnemerscategorieën (bijvoorbeeld Collega's, Medewerkers, Manager).

Verloop van een feedbacksessie:

1

Spelregels vaststellen

Voorafgaand aan een feedbacksessie legt de coördinator een aantal cruciale voorkeuren in het systeem vast. Bijvoorbeeld:

  • Welke vragenlijsten en score-opties hanteren we?
  • Verwerken we de feedback anoniem in rapporten of niet? 
  • Wie ontvangt de rapporten?

2

Interne communicatie

Het is ook de coördinator die de communicatie binnen de eigen organisatie verzorgt voorafgaand aan de feedbacksessies. Bijvoorbeeld:

  • Zijn de toekomstig-testpersonen en deelnemers op de hoogte van de methodiek?
  • Is het voor iedereen duidelijk waar het instrument voor wordt ingezet?
  • Wat zijn je rechten? (Wat als je niet mee wilt doen / wat als je je niet herkent in de feedback, etc.)

3

Feedbackessie starten

Als de spelregels in het systeem zijn vastgelegd en de deelnemers zijn ingelicht, kunnen de 360ºfeedbacksessies van start. In de beheeromgeving voert de coördinator in:

  • Wie de testpersoon is (geslacht, naam, e-mailadres).
  • Op welke thema's feedback wordt gevraagd (of laat die keuze aan de testpersoon over).
  • Wie er feedback gaat geven (of laat die keuze aan de testpersoon over).
  • Wat de deadline is.

4

Zelfreflectie

De testpersoon ontvangt een uitnodiging per mail en logt in op het online feedbacksysteem. Afhankelijk van de instellingen kan de testpersoon:

  • Feedback-thema's selecteren. (Optioneel: het kan zijn dat de coördinator dat al heeft ingesteld.)
  • Feedbackgevers invoeren. (Optioneel: het kan zijn dat de coördinator dat al heeft ingesteld.)
  • Zelfreflectie-vragen invullen.

5

Feedback geven

Ook de feedbackgevers ontvangen een uitnodigingsmail en loggen in op het feedbacksysteem, waar ze:

  • Vooraf kunnen lezen of hun feedback anoniem of niet anoniem in het rapport wordt verwerkt.
  • Reageren op diverse thema's en stellingen. Ze geven scores en eventueel toelichting.
  • Open vragen beantwoorden.

6

Feedbackrapport

De coördinator kan het verloop van de feedbacksessie monitoren in de beheeromgeving. Het systeem verstuurt automatisch reminders aan deelnemers die niet op tijd reageren. Het feedbackrapport wordt opgemaakt zodra alle respons is ontvangen en bevat:

  • Zelfreflectie afgezet tegen feedback van anderen.
  • Scores per thema, per stelling en per deelnemerscategorie.
  • Toelichtingen en antwoorden op open vragen.
  • Eventueel ontwikkeltips en/of reflectievragen/opdrachten.

Opties na afloop:

Periodieke follow-up

Een 360ºfeedbacksessie is natuurlijk een momentopname. Maar als je regelmatig om feedback vraagt, ontdek je al snel patronen en aanknopingspunten voor groei. Zet je ons systeem periodiek in, dan zetten we oude en nieuwe feedback tegen elkaar af. Met zo'n 'vervolgrapport' wordt progressie meetbaar.

Groepsanalyse

De individuele feedbackrapporten van een aantal testpersonen (bijvoorbeeld jouw medewerkers) kun je samenvatten in een 'groepsanalyse'. Daarmee breng je de gezamenlijke kwaliteiten in beeld en zie je wiens score er bovengemiddeld afweek.

Voorbeeld
360ºfeedbackrapport

Download een demo-rapport